Verwaltung antwortet auf Fragen zum Genehmigungsverfahren für Feste und Veranstaltungen

Immer mehr Vereine fühlen sich durch neue Auflagen und Forderungen bei der Genehmigungsprozedur gegängelt und überlegen, ob sie unter diesen Umständen ihr Angebot weiter aufrecht halten. Die Erftstädter SPD-Vorsitzende und SPD-Stadverordnete Susanne Loosen aus Friesheim wollte per Anfrage von der Stadtverwaltung wissen, was, wann bei welchen Veranstaltungen erforderlich ist. Der Bürgermeister antwortete ausführlich zur Ratssitzung (F243/2018) am 4. Juli 2018:

Frage 1. Welche rechtlichen Grundlagen gelten für Veranstaltungen von Vereinen in Abhängigkeit von der Größe und Art der Veranstaltung?

Antwort: Wenn jemand eine Veranstaltung durchführen möchte sind viele Vorschriften zu berücksichtigen. Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen finden sich im Ordnungsbehördengesetz, in der Sonder-bauverordnung, im Gaststättengesetz, in der Gewerbeordnung, im Landesimmissionsschutzgesetz und in den Straßenverkehrsgesetzen. Daneben sind bauordnungsrechtliche, hygienerechtliche und brandschutzrechtliche Vorschriften zu beachten. Vor einigen Jahren hat das nordrheinwestfälische Innenministerium einen Orientierungsrahmen für die Durchführung von Großveranstaltungen her-aus gegeben. Danach wird bei manchen Veranstaltungen ein Sicherheitskonzept gefordert. Recht neu ist ein Merkblatt, herausgegeben von der Tierärztlichen Vereinigung für Tierschutz e.V., ver-teilt vom Kreisveterinär des Rhein-Erft-Kreises, zum Umgang mit Pferden in Festumzügen.
Alle diese Vorschriften, Erlasse und Richtlinien sind von den Behörden anzuwenden und bei Ge-nehmigungen für Open Air Konzerte, Jahrmärkten, Schützenfesten, Karnevalsumzügen, Sommerfesten und sonstigen öffentlichen Veranstaltungen anzuwenden. Dabei ist es die Pflicht der Behör-de die Genehmigung, bezogen auf den Einzelfall, mit Auflagen/Nebenbestimmungen und Bedingungen zu versehen und diese möglichst konkret zu beschreiben. Typische Auflagen/Nebenbestimmungen sind das Einhalten hygienerechtlicher Bestimmungen, das Vorhalten von geeigneten Feuerlöschern, das Freihalten von Notausgängen, die Bereitstellung von geschul-ten Ordnern/Security, das Vorhalten einer Unfallhilfsstelle/Sanitätspersonal, das Freihalten von Rettungswegen, die Vorhaltung von Toiletten, die Abdeckung von herumliegenden Kabeln, die Einhaltung von dB/A- Werten, die Einhaltung der Nachtruhe, die Begrenzung von Personenzahlen usw. Zu den typischen Bedingungen gehören bspw. der Nachweis einer Veranstalterhaftpflicht-versicherung, die Durchführung von Sperrmaßnahmen und die Bereitstellung von Parkplätzen.
Die Behörde setzt sich im Vorfeld mit jeder Veranstaltung auseinander und setzt die Auflagen und Bedingungen keineswegs willkürlich fest.
Die Genehmigung soll schließlich Rechtssicherheit bieten, sowohl für den Veranstalter, als auch für die Besucher/innen, als auch für die Behörde. Dies dient der Sicherheit aller und vermeidet im schlimmsten Falle strafrechtliche Konsequenzen für Veranstalter und Behördenbedienstete.
Das Thema hat grundsätzlich massiv an Bedeutung gewonnen und von allen Beteiligten wird ein weitaus höheres Engagement als noch vor Jahren erwartet. Ereignisse und Erkenntnisse aus vergangenen Veranstaltungen führen dazu, dass Auflagen und Sicherheitskonzepte ständig überprüft und angepasst werden müssen. Man befindet sich sozusagen in sich ständig verändernden Prozessen und in einem lernenden System.

Frage 2. Wie werden Vereine in Erftstadt bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen durch die Verwaltung unterstützt?

Speziell Vereine, aber auch alle anderen Veranstalter/innen werden in Erftstadt von der Stabsstelle Veranstaltungen und Vereine unterstützt. Die Stabsstelle ist besetzt mit Frau Mandt (Amtsleiterin Rechts- und Ordnungsamt) und Herrn Wißkirchen (Abteilungsleiter öffentliche Ordnung) und direkt dem Bürgermeister zugeordnet. Wenn jemand eine Veranstaltung plant, ist die Stabsstelle die erste Anlaufstelle innerhalb der Verwaltung. Hier werden die Planungen besprochen und es gibt Auskünfte über die Genehmigungsvoraussetzungen und die zu erfüllenden Auflagen. Häufig finden auch Ortstermine statt und beide Seiten – Veranstalter und Stabsstelle- bringen Ideen ein und finden so Möglichkeiten und einen Konsens, um die Veranstaltung für beide Seiten sicher und den-noch praktikabel gestalten zu können. Bei der Einholung der entsprechenden Genehmigungen, dem Ausfüllen von Vordrucken und dem Beibringen von Unterlagen wird Hilfestellung geleistet. Veranstalter und Vereine haben somit einen einheitlichen Ansprechpartner innerhalb der Verwaltung. Die Stabsstelle versteht sich als Partner der Vereine und Veranstalter/innen.
Neben der Ordnungsbehörde, werden auch die Polizei, die Bauordnungsbehörde, das Amt f. Feuerschutz und Rettungsdienst, oder die vom Veranstalter beauftragte Securityfirma im Vorfeld zu Gesprächen, zwecks Erzielung eines Benehmens, beteiligt.
Die Einrichtung der Stabsstelle Veranstaltungen und Vereine hat sich, ebenso wie auch die sachli-che Nähe der Stabsstelle zu den ordnungsrechtlichen Themen, bewährt. Die Erfahrungen sind sehr positiv und die Vereine sind dankbar, dass sie bei dem komplexen Thema einer Veranstal-tungsplanung, und – durchführung begleitet und unterstützt werden. Die Stabsstelle erfährt auch Kritik und muss oft viel Überzeugungsarbeit leisten, wenn es darum geht, das Erfordernis notwendiger Auflagen zu begründen. Die Vereine/Veranstalter/innen sollen dabei keineswegs gegängelt werden, aber es ist die kommunale Aufgabe mit den Genehmigungen und Auflagen für eine sichere Veranstaltung zu sorgen und somit dem Publikum nach dem Motto „safety first“ einerseits eine sichere und schöne Veranstaltung zu bieten und andererseits strafrechtliche Konsequenzen für Veranstalter/innen/Vereine und Behörde im Ereignisfall auszuschließen.

Gibt es eine Handreichung der Stadt Erftstadt für die Durchführung von Veranstaltungen für Vereine und, wenn ja, welche?

Die Stabsstelle Veranstaltungen und Vereine wird auf der Homepage der Stadt Erftstadt vorgestellt. Es gibt auch einen Flyer zur Stabsstellenarbeit. Trotz aller Öffentlichkeitsarbeit in dem Bereich wird immer das persönliche Gespräch empfohlen, da sich die Veranstaltungen häufig voneinander unterscheiden und man bei jeder Veranstaltung auf aktuelle Erfordernisse eingehen muss.

 

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